El Calendario de Reuniones. Gestión informática e informativa

Continúo con lo anterior porque se me había olvidado una parte muy importante a la hora de gestionar todo lo dicho anteriormente: la gestión informática e informativa del calendario de reuniones.

Una vez que lo tengamos listo, además de darles una copia o mandársela por mail al resto del claustro, conviene que gastemos un tiempo y publiquemos en nuestro Google Calendar del profesorado todas esas reuniones. De esta forma, aquellos que tienen ligado el calendario a sus móviles o que simplemente lo consultan en la web del colegio de vez en cuando, sepan cuándo tienen la próxima reunión.

Para eso solo no harían falta tantas historias, pero lo estupendo de usar Google Calendar es que podemos dotar de contenido a todas esas reuniones y también les aparecerán automáticamente en sus propios calendarios.

Así que el siguiente trabajo, que os podrá llevar unos cuantos ratillos, pero que os quitará una cantidad inmensa de trabajo, memorística, estrés y muchas cosas más durante el resto del curso, será dotar de un contenido inicial a cada una de las reuniones.

Si lleváis un tiempo de equipo directivo os daréis cuenta de que curso a curso, repetís muchas secuencias de trabajo en las mismas fechas. Si las cosas funcionan bien y el personal está contento, la base de trabajo es siempre parecida y en realidad tendrá pocos cambios en lo fundamental. Es decir, casi siempre partimos de temas parecidos a debate en fechas parecidas: principio de curso, reuniones con padres, pga, nuevos proyectos, halloween, … así hasta final de curso.

Pues nada, miramos en las convocatorias de las reuniones del curso pasado y tendremos un guión bastante bueno de lo que hay que hacer en este. Así que con dos ventanas en paralelo en el escritorio, una con el calendar del curso pasado y otra con el calendar de este curso, vamos editando nuestras reuniones de este curso con aquellos contenidos típicos que veremos sí o sí en este año también.

Cuando llegue la cercanía de una reunión, ya tendremos diseñado el esqueleto de la misma y solo tendremos que agregarle lo específico que hayamos estado barruntando en esos días y que es novedad para este curso. No hará falta buscar en actas, ponerse nervioso porque hay que mandar la convocatoria y se me había olvidado y todas esas cosas que pasan a veces. Con mirar nuestro calendar a diario en el móvil o en la tablet o en el ordenador, tendremos todo organizado y casi listo.

Y la guinda será invitar directamente a los compañeros desde ahí, convocándolos desde Google Calendar con acuse de recibo y adjuntarles vía Google Drive los documentos a trabajar en la reunión. Y, en fin, a partir de ahí mucho tiempo libre para pensar en otras cosas.

Yo he tardado unas dos horas en programar todas las reuniones de este curso, así que fijáos si vale la pena. De una cosa menos que me preocupo este año.

¡Hasta he programado el calendario de junio incluida la comida del claustro!, jajaja. Siempre habrá tiempo de corregir alguna fecha y alguna tarea, pero me va a dar un gusto cuando llegue junio y que esté todo el mes programado ya…

Feliz fin de semana a todos. Y ya sabéis, siempre estoy abierto a probar cosas nuevas. Comentad lo que deseéis.

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2 Respuestas a “El Calendario de Reuniones. Gestión informática e informativa

  1. GRACIAS -con mayúsculas-, Miguel Ángel, por todos los consejos y asesoramiento desinteresado; en nuestra nueva andadura como equipo directivo nos resultan muy útiles. Pero sobre todo, por TU TIEMPO. Sin duda tu trabajo es puramente vocacional. ¡Enhorabuena!
    Sobre el calendario yo tenía una duda que no llego a resolver. El nievo equipo directivo hemos empezado a manejar, desdee el principio, webmail, el correo de la junta, y su calendario. Ahí tenemos fijadas ya todas las reuniones. Después, se supone que facilitando a los compañeros la URL de este calendario, pueden suscribirse a él a través de su calendario particular de Gmail, hotmail… Pues bien, en hotmail SI funciona, pero en Gmail no. Entiendo que lo que vosotros hacéis es elaborar el calendario en el mismo Gmail del colegio y después ese compartirlo con los demás. Pero ¿cómo lo hacemos si el que usamos es el de la junta, el Web mail?
    Un saludo muy afectuoso de la recién estrenada J.E. del C.E.I.P. Conde de Mayalde de Añover de Tajo, Toledo.
    Araceli González Ramírez.

  2. Gracias por vuestras palabras de ánimo, eso lo primero. Lo segundo es que nunca hemos utilizado el web mail salvo para limpiarlo de mensajes cada quince o veinte días, hacer algunos filtros de spam y que no se nos colapse como nos ha pasado alguna vez cuando la cuenta tenía una capacidad más reducida. (Somos tres los que manejamos la cuenta oficial y siempre dejamos copia en el servidor aunque recibamos los mensajes vía Gmail porque cada uno filtra esos mensajes de manera diferente en función de su cargo. Ya sabes la cantidad de spam que entra en el correo oficial…)
    Aunque ahora la han mejorado bastante, sigue siendo para nuestro gusto mucho más limitada para trabajar que usando nuestra cuenta de Google porque dependemos de un navegador siempre y eso en los dispositivos móviles es un rollo, teniendo a nuestra disposición aplicaciones nativas que funcionan independientemente de ellos y que nos dan muchas más posibilidades.
    Así que no puedo echarte una mano en eso, simplemente no lo usamos. Espero que algún compañero de este blog pueda echar una luz sobre lo que preguntas y darte una buena solución. Un fuerte abrazo.

Anímate a comentar que SecreCole lo hacemos entre todos y muchas gracias por tu interés.

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