Organización del Registro de Certificados

CapturaCon la puesta en marcha del cobro de tasas por la emisión de certificaciones y compulsas por parte de los centros (ver post), hemos creado un nuevo registro para organizar el papeleo derivado de este servicio.

Hemos creado una nueva subcarpeta dentro de SECRETARÍA/S04. REGISTROS OFICIALES DEL CENTRO, denominada S0402. Registro de Certificados en la que iremos almacenando la emisión de certificados y su cobro. Del mismo modo, hemos habilitado una carpeta física donde los almacenamos en formato papel.

El procedimiento que utilizamos es el siguiente:

  1. Elaboramos online (si no la trae el interesado de casa) la carta de pago de la tasa.
  2. Mientras realiza el pago en el banco, producimos el certificado.
  3. Recepcionamos el justificante de pago, sellamos y firmamos y le entregamos el certificado y su justificante de pago.
  4. Escaneamos certificado y justificante de pago y los combinamos en un único PDF con la siguiente denominación (p.ej.):
    2013.06.04 Certificado de Escolaridad – Nombre y Apellidos
    y lo almacenamos en la carpeta tal cual. Se irán colocando por orden automáticamente.
  5. En el Registro de Certificados realizamos el apunte y
  6. Almacenamos grapados el certificado y el justificante en la carpeta añadiéndoles el número de registro correspondiente.

Al finalizar el curso podemos pasar el contenido de esta carpeta de Dropbox a ARCHIVO y REGISTRO, en la subcarpeta backup correspondiente.

Aquí os dejamos el Registro de Certificados y algunas plantillas de certificados que hemos creado siguiendo las instrucciones sobre el particular que nos envió la Administración en su momento, por si os son de utilidad.

Este tipo de procedimiento de trabajo es el que realizamos para cualquier tipo de registro en el centro: entradas y salidas, faltas del profesorado, etc. Solo nos falta meternos con las facturas y ya tendremos todo informatizado. El valor de todo este trabajo (que con el tiempo se automatiza como cualquier otro), es la facilidad de archivo y de consulta que posee respecto al papel, además del ahorro de papel y tintas.

Eso sí, un buen disco duro es fundamental para no perder nada, aunque si tenéis espacio en la cuenta de Dropbox como nosotros, pues como mínimo siempre hay una copia actualizada en algún servidor. Ahora, como se vaya la luz, estamos perdidos, jeje.

Un abrazo a todos.

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