Un poquito de TIC para organizar mejor las reuniones del Claustro

Como ya sabréis los asiduos al blog, nuestro colegio echa mano de las TIC, entre otras muchas cosas, para hacernos más fáciles y amenas las reuniones de los órganos colegiados.

Este año, por el cambio del horario, algunos de nuestros claustros se han de celebrar de 14:00 a 15:00 horas y eso para nosotros es un auténtico problema porque estamos divididos en dos edificios separados más de un kilómetro. Así que pusimos a trabajar a la imaginación y encontramos la solución: más TIC para abreviar las reuniones que, por norma general, no empiezan hasta las 14:20 más o menos.

1º. Ya no leemos el acta, sino que se la leen todos antes y debatimos solo los cambios o desavenencias que pudiera haber en ella y los corregimos sobre la marcha. (El acta de la reunión anterior se manda por mail junto con la convocatoria).

2º. Con las entradas y salidas ocurre lo mismo. Este curso nos compramos un escáner con bandeja autoalimentadora de documentos y además de digitalizar más documentos que un tonto (ya tenemos los armarios vacíos de papeles), cada entrada oficial que nos entra pasa por allí y se almacena en PDF (las que vienen por mail se imprimen directamente en PDF vía navegador). Con las salidas, hacemos lo mismo.
Hemos creado una carpeta nueva en Dropbox para el Registro de Entradas y Salidas y al final de curso, combinaremos todos los PDF en uno solo y le añadiremos el documento en Word con el índice y se acabó de guardar inmensas carpetas de documentos durante 5 años.
Bueno, pues también enviamos el índice de entradas y salidas con la convocatoria para que solo se comenten aquellas que sean de interés. Además, como la mayoría de ellas ya se han reenviado a todos cuando vienen, pues este punto casi ni se mira tampoco.

3º. El resto de documentos que se vayan a debatir, también se envían al convocar la reunión. Total que todo el mundo tiene todo en su buzón de correo listo para ir a la reunión con las cosas frescas y leídas.

4º. Con un PowerPoint (ya os he dejado alguna plantilla que otra sobre el particular), organizamos toda la reunión y en un pis-pas, si no hay mucho debate sobre algún punto, hemos terminado antes de las 3 de la tarde. De otra forma, sería imposible para nosotros, al menos.

El secretario está feliz porque del powerpoint al acta solo hay un copia y pega y poca literatura extra y todos nos vamos tan a gusto a comer a nuestra hora.

Si os interesa el tema y no os queda muy claro en palabras, podría hacer un vídeo para que viérais cómo se organiza todo, desde el ordenador a la reunión.
Feliz tarde de sábado.

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4 Respuestas a “Un poquito de TIC para organizar mejor las reuniones del Claustro

  1. Muy interesante, pero tengo algunas duda que seguro que me puedes ayudar. ¿Cómo combináis todos los PDF en un solo documento? y otra cuestión ¿no es necesario tener libro de actas de claustro y las actas de ciclo firmadas por los miembros de ciclo? si son necesarias ¿cómo lo hacéis?, ¿las tenéis en digital o en papel?. Nada más, decirte que para los que nos aventuramos por primera vez en la dirección del un Centro está página es una muy buena fuente de ideas. Muchas gracias

    • Pues los combinamos con uno de los muchos programas que hay por ahí para ese menester, aunque no todos gratuitos ;). Puedes intentar usar este:
      PDF Split and Merge
      aunque el que yo utilizo es PDF Converter Professional que seguro que está por ahí “liberado” a poco que lo busques.
      En cuanto a lo de los libros de actas, hace mucho tiempo que no los utilizamos. Hace unos años preguntamos en la inspección al respecto sobre la posibilidad de realizar los libros de actas de forma informática y nos dieron el visto bueno. El proceso es parecido a la generación del Libro de Banco que sale con GECE o similar: una hoja de inicio que incluye una diligencia de apertura y otra al final con una diligencia de cierre. Estas hojas se actualizan cada año y se encuadernan las nuevas actas, eso si las quieres tener en papel porque nosotros las almacenamos firmadas en PDF en un registro en la nube y en un disco duro externo y si es necesario, en cualquier momento se imprimen. Y lo mismo hacemos con el resto de registros del centro (Entradas y Salidas, Gestión Económica, Elecciones, Gestión de Ordenadores, Expedientes de Alumnos, etc, etc). Además de encontrar lo que buscas en un santiamén, ahorras espacio, tinta y papel.
      Es más, este año estamos enviando por mail también las faltas del profesorado y demás documentación después de hablar con el Inspector y parecerle bien. Salvo que nos indiquen expresamente que hay que enviar por correo ordinario, ya no enviamos nada de esa forma, si puede hacerse electrónicamente.
      Te remito a estos posts donde explicamos el proceso y tienes las plantillas para generar los registros como hacemos nosotros.
      Libros de Actas
      Entradas y Salidas
      Entradas y Salidas II

  2. Gracias Miguel. Pero no me aparecen los post que me indicas al final. Gracias

    • Ya funcionan. Es que el html de WordPress es algo especial con los enlaces y a veces, me paso de listillo y no compruebo cómo queda, jaja. Un saludo. Espero que te sirva. Si necesitas algo más, no dudes en comentarlo.

Anímate a comentar que SecreCole lo hacemos entre todos y muchas gracias por tu interés.

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