Nombrar y Ordenar Archivos parte I

En las fechas previas al curso escolar, aprovechando las últimas siestas de agosto y que a uno le dejan tranquilo con sus manías, siempre reviso detenidamente las carpetas de Dropbox compartidas con el resto del equipo directivo para reorganizarlas después de un curso en el que no hay mucho tiempo de andar con esas historias.
Durante el curso se generan nuevos documentos, aparecen gran cantidad de leyes, convocatorias, actas, etc. y muchas veces uno no sabe dónde colocarlas en el momento, así que tenemos una carpeta denominada precisamente Curso xxxx_xxxx, donde vamos almacenando esos archivos que podrían colarse en más de un epígrafe a la espera de este momento tan pacífico e íntimo, ja, ja.
Con la cantidad tan enorme de archivos que manejamos todos los cursos desde el equipo directivo (por curiosidad, he contabilizado todos los que tenemos nosotros en nuestra carpeta de Dropbox y hay más de 3.000 organizados en más de 350 carpetas, que se dice pronto), es muy importante cómo los nombramos, ordenamos y organizamos para que los encontremos lo antes posible, cuando los busquemos.

Y no es tarea fácil. Con los años, he ido aplicando una serie de trucos, estrategias y reglas que dan buen resultado para estas tareas. Os las cuento por si os sirven de ayuda y espero las vuestras para seguir mejorándolas.

NORMAS LEGALES (INFORMES, INSTRUCCIONES, CIRCULARES, MAILS OFICIALES, DECRETOS, RESOLUCIONES, LEYES, REALES DECRETOS, LEYES ORGÁNICAS, ETC, ETC)

¡Anda que no hay!. Para parar un tren.
Lo primero y más importante de todo es renombrar cada archivo .pdf con una serie de reglas. En general, el nombre del archivo seguiría esta regla general: [TIPODENORMA AAAA.MM.DD Título y Explicación].
Por ejemplo, “DE 2007.05.17_67 Ed. Infantil Currículo CLM” o “LEY 2012.05.10_3 de Autoridad del Profesorado” u “OR 2007.06.19 Documentos Básicos de Evaluación”.
De esta forma, los archivos se ordenan automáticamente por fecha de publicación, desde los más antiguos a los más modernos.
Las abreviaturas para cada uno de ellos que yo uso son las siguientes:
IN – Instrucciones
Informe – Informes
CI – Circulares
MAIL – eMails Oficiales
DE – Decretos
RD – Reales Decretos
OR – Órdenes
LEY – Leyes
LEO – Leyes Orgánicas

Una vez renombrado el archivo convenientemente, deberemos alojarlo en su carpeta correspondiente. Y aquí es donde comienza el problema porque a veces podríamos colocarla en más de una.
Al principio las incluía en las carpetas de documentos con los que tuviera relación. Por ejemplo, una orden de horarios en la carpeta de Horarios de Jefatura de Estudios, pero eso es un error porque al final estarán dispersos por todos lados, repetidos y, lo peor, desactualizados. Cuando la norma cambia, nos olvidamos de las normas que derogan y al final es un pisto.
Lo mejor, según mi opinión, es tener todos estos tipos de documentos bajo una carpeta raíz denominada Legislación y Normativa Oficial, por ejemplo, y organizada en subcarpetas por temática. Así, siempre que busquemos un referente legal para informarnos sobre algo, lo encontraremos seguro y no tendremos que buscar por todo el disco duro dónde se encuentra el maldito archivo.
Esto vale para cualquier archivo, no solo legajos, a veces no hay forma de encontrar lo que buscamos porque no lo guardamos donde debimos en su momento.
El truco es sencillo: dónde lo buscaríamos si lo necesitáramos, pues allí hay que guardarlo. La próxima vez que lo busquemos, allí estará.

Y para muestra un botón, o mejor aún, la madre de los botones, la fábrica misma… Os dejo aquí toda nuestra carpeta de Legislación y Normativa Oficial comprimida, con todo organizado hasta agosto de este año.
A veces pienso, que mi labor en este blog es casi de Rey Mago, pero bueno, a todos nos gusta recibir regalos de vez en cuando y yo también me he aprovechado de esos mismos regalos para diseñar los míos. Es una filosofía sencilla, casi misional, ja, ja.
Que lo disfrutéis. En una segunda parte de este artículo, continuaré con el resto de reglas y trucos para tenerlo todo bien organizado.

¡Feliz comienzo de curso!.

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Una respuesta a “Nombrar y Ordenar Archivos parte I

  1. Impresionante. Yo también tengo la legislación ordenada, pero sin duda, tus pautas ayudan, y mucho!

Anímate a comentar que SecreCole lo hacemos entre todos y muchas gracias por tu interés.

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